特許事務所への知財管理業務の丸投げ

会社の知財部では、特許（知財）管理システムを導入して本格的に特許（知財）管理（期限管理）をしているところも多いです。契約データベースも含まれている場合もあり、その場合は出願とそれに関連する契約書がリンクしていたりします。

年間数千件以上出願しているところは自社でも相当優れたシステムをカスタマイズして使っています。

私が知っているシステムで最もカスタマイズ性があったのは日立のMC5というシステムでした。あまりにカスタマイズできるので逆に使いこなせない、という問題があるほどでした。なので、ある大学ではMC5があるにも関わらず、結局エクセルで管理していました。実際、そういうところを複数知っています。

逆に、日立と同じくらい大企業の製品でもカスタマイズができないので有名なシステムもあったりしますから、用途に応じて選択することが重要です。新システムの導入にはおそらく１０００万円以上の費用と半年程度の時間がかかりますから。

それはともかく、特許出願、実用新案登録出願、意匠登録出願、商標登録出願、審判、訴訟、契約等様々な項目を扱い、そしてそれぞれに期限管理があり、さらに外国の特許出願制度にも対応したシステムを使いこなすには、それなりに専門知識のある人が必要になります。

そして、できればそういう仕事は知財部で１０年以上いる人がトップ（責任者）でやるのが好ましいです。そして、入力ミスを避けるために入力者は国内、外国とも２人づつつけてダブルチェックするのが理想的です。管理の仕事は完璧にできて当たり前で、ミスすればボロクソに言われる報われない仕事です。

期限管理をミスして、特許権が消滅したり、権利化できなかったりしたら、重要な特許の場合、数百億円～数千億円、あるいは数兆円の損失になることもあり得ます。その割には管理を完璧にしたとしても、それで当たり前で、普通という評価にしかなりません。

特許管理（知財管理）を特許事務所に丸投げすることは可能でしょうか？不可能ではないでしょうが、特許事務所が同じ管理システムを持っているかという問題もありますし、特殊な社内事情がある場合もあるので、できれば社内で管理システムを持つのが望ましいと思います。

ただ、年間数百件程度の特許出願数であれば特許事務所でも管理業務をすることは不可能ではないと思います。私の提携している会社でも期限管理の外注も受けているので、私に相談してくださっても特許管理ができる会社を紹介できる可能性もあり得ます。